Vous venez de signer votre contrat de travail et votre futur employeur vous annonce que vos documents RH seront envoyés via MyPeopleDoc. Le nom ne vous dit rien, l’e-mail d’invitation ressemble à du spam, et vous ne savez pas trop ce que vous êtes censé faire. Ce guide vous explique concrètement comment recevoir vos premiers documents dans ce coffre-fort électronique dès votre embauche.
Coffre-fort électronique MyPeopleDoc : ce qui se passe côté employeur avant votre arrivée
Avant même votre premier jour, le service RH de votre entreprise prépare l’envoi de vos documents d’embauche via la plateforme PeopleDoc. Le contrat de travail, la mutuelle, le règlement intérieur ou la charte informatique sont numérisés et déposés dans un espace qui vous est attribué.
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Pour que vous puissiez y accéder, l’employeur déclenche l’envoi d’un e-mail d’invitation à l’adresse que vous avez communiquée lors de votre inscription. Cet e-mail contient un lien d’activation unique avec une date d’expiration. Si vous ne cliquez pas dans le délai imparti, il faudra demander un renvoi au service RH.
Un point que les guides habituels ne mentionnent pas : votre employeur n’a pas besoin de votre accord pour choisir le format électronique du bulletin de paie. En revanche, il doit vous informer de votre droit d’opposition au bulletin dématérialisé au plus tard un mois avant la première remise, ou au moment de votre embauche. Si vous préférez recevoir vos fiches de paie en papier, vous pouvez exercer ce droit à tout moment.
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Activation du compte MyPeopleDoc pour un nouveau salarié
Vous avez reçu le fameux mail d’invitation. Voici ce qui vous attend concrètement.
Vérifier sa boîte mail (et ses spams)
L’expéditeur est généralement une adresse liée à PeopleDoc ou au domaine de votre entreprise. Ce message atterrit souvent dans les courriers indésirables. Cherchez des mots-clés comme « PeopleDoc », « coffre-fort » ou « activation » dans votre dossier spam.
Créer son mot de passe et valider son identité
Le lien vous redirige vers mypeopledoc.com. Vous renseignez votre adresse e-mail, vous choisissez un mot de passe, et votre coffre-fort électronique est actif. Aucune application native n’existe sur les stores : l’accès se fait via le navigateur web, aussi bien sur ordinateur que sur smartphone.
Une fois connecté, vous retrouvez les documents que votre employeur a déjà déposés. Selon l’entreprise, le contrat de travail peut être disponible avant même votre premier jour de travail.
Réception du contrat de travail et signature électronique sur MyPeopleDoc
Certaines entreprises utilisent MyPeopleDoc non seulement pour stocker les documents, mais aussi pour faire signer le contrat de travail à distance. Le processus se déroule directement dans l’interface.
Vous recevez une notification par mail vous indiquant qu’un document attend votre signature. En vous connectant, vous visualisez le contrat, vous le lisez, puis vous apposez votre signature électronique en quelques clics. La signature électronique via PeopleDoc a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite dans le cadre du droit du travail français.
Gardez un réflexe : téléchargez systématiquement une copie PDF du contrat signé sur votre propre appareil. Le coffre-fort conserve le document, mais disposer d’une sauvegarde locale reste une bonne pratique.
Documents d’embauche reçus dans MyPeopleDoc : liste et délais
Vous avez déjà votre contrat, mais d’autres documents vont arriver progressivement dans votre coffre-fort. Voici les principaux éléments à surveiller :
- Le contrat de travail signé (souvent disponible dès la première semaine ou avant la prise de poste)
- L’attestation de mutuelle et les formulaires d’affiliation à la prévoyance, généralement envoyés dans le mois suivant l’embauche
- Le premier bulletin de paie électronique, déposé à la date habituelle de paie de l’entreprise
- Le règlement intérieur, la charte informatique ou d’autres documents propres à l’employeur
Chaque dépôt déclenche une notification par e-mail. Vérifiez que les notifications arrivent bien dans votre boîte principale et ajoutez l’expéditeur à vos contacts pour éviter le filtrage automatique.
Conservation longue durée et portabilité du coffre-fort après un départ
C’est le point qui surprend le plus les nouveaux embauchés : le coffre-fort MyPeopleDoc vous appartient, pas à votre entreprise. Si vous quittez votre employeur, vous conservez l’accès à tous les documents qui y sont stockés.
La durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés est encadrée par la loi. Vos bulletins restent accessibles pendant 50 ans ou jusqu’à vos 75 ans (âge légal de départ à la retraite augmenté de six ans). Cette garantie s’applique quel que soit le prestataire utilisé par l’entreprise.
Le coffre-fort propose un espace de stockage personnel limité à quelques gigaoctets, suffisant pour archiver l’ensemble des documents d’une carrière complète. Vous pouvez aussi y déposer vos propres fichiers (certificats de formation, attestations diverses) pour centraliser toute votre documentation professionnelle.
Problèmes fréquents lors de la première connexion MyPeopleDoc
Quelques situations reviennent régulièrement chez les salariés qui découvrent la plateforme.
- Le lien d’activation a expiré : contactez votre service RH pour demander un nouvel envoi. Le support PeopleDoc peut aussi être sollicité via le formulaire en ligne sur mypeopledoc.com.
- L’adresse e-mail utilisée par l’employeur n’est pas la bonne : signalez-le rapidement aux ressources humaines pour qu’ils corrigent l’adresse avant un nouveau dépôt.
- Le mot de passe oublié : la page de connexion propose un lien « Mot de passe oublié » qui envoie un e-mail de réinitialisation.
- Les documents n’apparaissent pas : un délai de traitement peut exister entre le dépôt par l’employeur et l’affichage dans votre coffre-fort. Patientez quelques heures avant de contacter le support.
Le support PeopleDoc répond généralement sous quelques jours via le formulaire en ligne. Pour les questions liées au contenu des documents (erreur sur le contrat, montant du salaire), adressez-vous directement à votre employeur.
MyPeopleDoc n’est pas un outil complexe, mais sa découverte coïncide avec une période où vous jonglez entre formalités d’embauche, nouveaux collègues et prise de poste. Le réflexe le plus utile reste de cliquer sur le lien d’activation dès sa réception et de vérifier, lors de votre première connexion, que le contrat de travail et les documents obligatoires sont bien présents. Tout le reste arrive progressivement, avec une notification à chaque nouveau dépôt.
